ICS 01.140.20 A 14 江 DB36 西 省 地 方 标 准 DB 36/T 1053—2018 办公自动化环境中电子文件归档与电子 档案管理规范 Specification for electronic documents archiving and electronic records management in office automation environment of Jiangxi province 2018 - 09 - 07 发布 江西省质量技术监督局 2019 - 02 - 01 实施 发 布 DB36/T 1053—2018 目 次 前言 ................................................................................ II 1 范围 .............................................................................. 1 2 规范性引用文件 .................................................................... 1 3 术语和定义 ........................................................................ 2 4 总则 .............................................................................. 4 5 应用系统建设 ...................................................................... 4 6 电子档案安全管理 .................................................................. 6 7 应归档电子文件的形成、收集与整理 .................................................. 7 8 电子文件的归档 .................................................................... 9 9 电子档案的保管与利用 ............................................................. 12 10 电子档案的处置 .................................................................. 13 附录 A（规范性附录） 办公自动化系统文书类电子文件归档功能基本要求 ................... 17 附录 B（资料性附录） 文书类电子文件归档与电子档案移交接口 ........................... 21 附录 C（资料性附录） 文书类电子文件与电子档案元数据归档、移交简表 ................... 38 附录 D（资料性附录） 登记表格式 ..................................................... 41 附录 E（资料性附录） 江西省专业档案二级与三级门类代码编码方案 ....................... 46 参 考 文 献 ......................................................................... 53 I DB36/T 1053—2018 前 言 本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准由江西省档案局提出并归口。 本标准起草单位：江西省档案局。 本标准主要起草人：方维华、谭向文、毛海帆、田丹华、傅培超、李鹏达、黄 艳、邓 亮、罗贤明、 樊晓星。 II DB36/T 1053—2018 办公自动化环境中电子文件归档与电子档案管理规范 1 范围 本标准规定了在公务活动中经办公自动化系统形成的、具有保存价值的文书、专业类电子文件归档 与电子档案管理的一般要求。 本标准适用于机关、团体、事业单位,企业和其他社会组织可参照执行。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 5271.27 信息技术 词汇 第27部分：办公自动化（ISO/IEC 2382-27:1994，EQV） GB/T 7156 文献保密等级代码与标识 GB/T 8567 计算机软件文档编制规范 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 22239 信息安全技术 信息系统安全等级保护基本要求 GB/T 22240 信息安全技术 信息系统安全等级保护定级指南 GB/T 29194 电子文件管理系统通用功能要求 GB/Z 32002 信息与文献 文件管理工作过程分析（ISO/TR 26122:2008，IDT） GB/T 33476.1 党政机关电子公文格式规范 第1部分:公文结构 GB/T 33476.2 党政机关电子公文格式规范 第2部分:显现 GB/T 33481 党政机关电子印章应用规范 GB/T 34840.2 信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求 第2部分:数字文件管理系 统指南与功能要求（ISO 16175-2:2011，MOD） GB/T 34840.3 信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求 第3部分:业务系统中文件 管理指南与功能要求（ISO 16175-3:2010，MOD） GB 50174 数据中心设计规范 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T 31 纸质档案数字化技术规范 DA/T 46 文书类电子文件元数据方案 DA/T 47 版式电子文件长期保存格式需求 DA/T 54 照片类电子档案元数据方案 DA/T 58 电子档案管理基本术语 DB36/T 380 归档文件整理规范 ISO 13008:2012 信息与文献 数字档案转换和迁移过程(Information and documentation -Digital records conversion and migration process) 1 DB36/T 1053—2018 3 术语和定义 GB/T 18894、DA/T 46、DA/T 58界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 电子文件 electronic document 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办 理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。 [GB/T 18894，定义3.1] 3.2 电子档案 electronic records 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 [GB/T 18894，定义3.2] 3.3 结构 structure 电子档案的内容组织和存储方式。包括逻辑结构和物理结构。 [DA/T 58，定义2.14] 3.4 逻辑结构 logical structure 电子档案内容各信息单元之间关系的描述。 示例：电子档案的字体字号、文字的排列、章节的构成、各页的先后顺序、插图的标号位置等。 [DA/T 58，定义2.14.1] 3.5 物理结构 physical structure 电子档案在存储设备或载体中的存储位置和文件格式。 [DA/T 58，定义2.14.2] 3.6 组合电子文件 combined electronic document 同一业务活动中形成的若干件电子文件的集合。 3.7 件 item 归档电子文件的最小整理单位。 示例：一件发文，一件收文，一张图表，一件证书，等等。 注：改写DA/T22,定义3.3 3.8 组件 component 2 DB36/T 1053—2018 独立的比特流，操作系统下文件系统中管理信息的基本单元。组件是相互独立的，它可以单独或与 其他组件一起构成一件电子档案。 示例：发文的正文、附件、文件处理单、定稿、修改稿；项目申报文件的公文、项目可行性研究报告、项目环境评 估报告、项目节能评估报告、项目安全评估报告等。 注：改写GB/T 29194，定义3.4 3.9 复合电子文件 compound electronic document 一件包含多个组件的电子文件。 注：改写GB/T 29194，定义3.6 3.10 混合文件 hybrid document 一个由数字和非数字组件组成的复合文件。 注：改写ISO 16175-2:2011，3 3.11 采集 capture 对电子文件、电子档案及其元数据进行收集和存储的方法与过程。 [GB/T 18894，定义3.11] 3.12 元数据metadata 描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。 [DA/T 58，定义2.16] 3.13 数字档案资源 digital archival resources 电子档案、传统载体档案数字副本、元数据、目录数据和数字资料的总称。 3.14 办公自动化系统 office automation system 一种用于集成办公活动的信息处理系统。 示例：电子公文系统、行政审批系统、财务管理系统、数据统计分析系统以及各类专门业务管理系统等用于电子公 文拟办和促进机构专业事务处理的应用系统。 注：改写GB/T 5271.27，定义27.01.02 3.15 电子档案管理系统 electronic records management system 对电子文件、电子档案进行采集、维护、利用和处置的计算机信息系统。 注1：电子档案管理系统通常用于电子档案形成单位，更注重对电子档案的管理。系统通过维护元数据及电子档案 之间的联系，支持电子档案作为证据的价值。 注2：改写 DA/T 58，定义 2.5 3 DB36/T 1053—2018 3.16 电子档案移交接收系统electronic records transfer and accession system 支持档案室、国家综合档案馆基于网络对电子档案开展移交、接收业务活动的计算机信息系统。 4 总则 4.1 应遵循纳入信息化建设规划、文档一